Din comoditate sau grabă, mulți aleg să semneze documente prin metode nesigure precum WhatsApp, email sau inserarea unei poze cu semnătura într-un PDF simplu. Însă aceste practici pot compromite grav securitatea și legalitatea documentelor.
Ce riscuri implică semnarea nesecurizată și ce soluții ai la îndemână
Semnăturile electronice improvizate sunt vulnerabile la atacuri cibernetice și falsificări deoarece nu includ niciun mecanism real de verificare a identității semnatarului, ceea ce le face ușor de contestat sau chiar de utilizat abuziv.
Riscurile principale de securitate
● Trimiterea și primirea documentelor semnate prin canale nesecurizate (precum email sau aplicații de mesagerie) le expune interceptării și impersonării.
● Oricine poate copia o semnătură grafică inserată într-un document sau poate pretinde că este expeditorul real.
● O semnătură fără certificat digital nu este recunoscută ca probă autentică în instanță și poate fi ușor contestată legal.
Soluțiile eficiente de la specialiști
Pentru a-ți proteja semnătura electronică de fraude și hackeri, specialiștii recomandă o serie de sfaturi simple:
● Activează autentificarea în doi pași (2FA) pentru conturile în care semnezi documente importante;
● Folosește doar platforme acreditate de semnătură digitală;
● Evită accesarea linkurilor suspecte din emailuri sau Whatsapp;
● Actualizează constant software-ul de securitate.
În plus, dacă folosești semnătura electronică în compania ta, implementează un protocol clar de siguranță și instruiește angajații să recunoască tentativele de phishing sau inginerie socială. Astfel, reduci semnificativ riscul de acces neautorizat și te asiguri că documentele tale semnate rămân protejate.
De ce semnarea documentelor prin WhatsApp e un risc major
WhatsApp este una dintre cele mai populare aplicații de mesagerie din România, dar folosirea ei pentru a semna documente importante este o practică riscantă.
Deși oferă funcția de transmitere a documentelor de mai multe tipuri, platforma nu a fost concepută pentru schimburi de documente cu valoare legală și nu oferă niciun mecanism real de protecție pentru integritatea sau autentificarea unui document semnat. Până la urmă, WhatsApp este o platformă de chat, nu o platformă pentru contracte și semnături electronice.
Accesul la Whatsapp de pe mai multe dispozitive (telefon, PC, tabletă) crește riscul de interceptare a fișierelor semnate. Documentele trimise prin WhatsApp pot fi modificate cu ușurință. Un PDF semnat cu o semnătură desenată cu mouse-ul poate fi editat foarte ușor și redistribuit fără urmă, dar nu există nicio garanție că semnatarul este persoana în cauză. Astfel, există riscul de falsificare a identității.
Ce se poate întâmpla când semnezi prin email
Nici semnarea și transmiterea documentelor prin email nu este mai sigură când vine vorba de documente importante.
Unul dintre cele mai frecvente pericole este atacul de tip phishing sau spoofing. Prin aceste metode, un atacator se poate da drept expeditorul real și poate trimite documente false către destinatari. Victima poate primi un document falsificat care pare să provină de la o firmă legitimă, de la o bancă sau de la alt serviciu de încredere. Semnând acel document, persoana în cauză se supune la riscuri de securitate.
Mai mult, nu toate serviciile de email oferă criptare automată pentru documente atașate, ceea ce înseamnă că un document semnat și trimis prin email poate fi interceptat, modificat și folosit de hackeri, în special dacă este folosită o rețea de Wi-Fi publică. Un atacator poate introduce viruși sau linkuri dubioase în atașamentele documentelor, iar serviciile de email nu pot oferi garanții cu privire la autenticitatea unui document semnat.
De ce un PDF semnat simplu nu îți oferă protecție reală
La prima vedere, semnarea unui document PDF prin inserarea unei semnături scanate sau desenate poate părea o soluție la îndemână, dar din punct de vedere legal și tehnic, acest tip de semnătură nu oferă nicio protecție reală.
Semnătura grafică adăugată într-un PDF este ușor de copiat și reutilizat. Oricine poate salva imaginea semnăturii și o poate insera în alt document, fără consimțământul semnatarului. În plus, un PDF simplu nu are mecanisme criptografice care să garanteze că documentul nu a fost modificat după semnare.
Un PDF care nu este protejat cu un certificat digital poate fi editat ulterior fără ca utilizatorul să își dea seama astfel încât să favorizeze diferite forme de fraudă.
Pentru documente oficiale, un PDF semnat simplu nu oferă nicio garanție de securitate sau integritate a conținutului.
Semnează inteligent, protejează-ți afacerea și identitatea digitală
Semnarea documentelor prin WhatsApp, email sau PDF simplu poate părea practică pe moment, dar expune afacerea și datele personale unor riscuri majore. Riscurile de fraudă provin din faptul că aceste canale nu sunt criptate corespunzător și nu presupun autentificare multifactorială pentru semnare, ca să nu mai spunem că aceste documente nu sunt recunoscute legal.
Pentru a evita problemele legale și riscurile cibernetice, soluția recomandată de experți este aplicarea unei semnături electronice calificate pe documente importante. Această formă de semnătură este singura recunoscută legal în România și la nivel european, oferind garanția de identitate, integritate a documentului și o valoare probatorie clară în instanță.
Alege o platformă acreditată de semnare și semnează documentele responsabil. E un pas simplu care îți poate proteja businessul pe termen lung.
