Reguli stricte pentru cheltuielile firmelor în 2026
Administrația Națională de Fiscalitate a intensificat controalele la societățile comerciale și la persoanele fizice autorizate, iar unul dintre domeniile cel mai atent verificate îl reprezintă justificarea cheltuielilor deductibile. În 2026, antreprenorii trebuie să fie extrem de precauți atunci când folosesc banii firmei, deoarece o serie de cheltuieli considerate personale sau nejustificate economic pot atrage sancțiuni severe. Specialiștii contabili avertizează că o greșeală frecventă este amestecarea patrimoniului personal cu cel al afacerii, o practică care, deși pare comodă, poate duce la amenzi și la obligația de a restitui sumele respective.
Conform legislației fiscale în vigoare, cheltuielile deductibile sunt acele costuri necesare desfășurării activității economice, adică cele efectuate în scopul obținerii de venituri impozabile. În practică, aceasta înseamnă că o societate poate scădea din venituri costurile cu materiile prime, utilitățile, salariile angajaților, chiriile spațiilor comerciale, serviciile de contabilitate și consultanță, precum și cheltuielile de deplasare, atâta timp cât acestea sunt documentate corespunzător și au legătură directă cu obiectul de activitate. TVA-ul aferent acestor cheltuieli poate fi, de asemenea, dedus, cu condiția să existe facturi emise conform legii.
Ce poți deduce fără griji
Lista cheltuielilor care pot fi scăzute integral este lungă și include majoritatea costurilor operaționale curente. Salariile, contribuțiile sociale aferente, chiria sediului social, facturile la energie electrică, apă, gaze și internet, combustibilul pentru mașinile de serviciu, abonamentele de telefonie mobilă și fixă, precum și cheltuielile cu reclama și publicitatea sunt considerate deductibile în totalitate, atâta timp cât sunt justificate cu acte și sunt în legătură cu activitatea desfășurată. De asemenea, cheltuielile cu formarea profesională a angajaților, cu asigurările sociale de grup și cu medicina muncii sunt acceptate fără probleme de inspectorii fiscali.
În ceea ce privește autovehiculele, situația este puțin mai complexă. Cheltuielile cu mașina firmei sunt deductibile integral doar dacă vehiculul este utilizat exclusiv pentru activitatea economică. În cazul în care mașina este folosită și în scop personal, deductibilitatea este limitată la 50% pentru combustibil, reparații, întreținere și alte costuri aferente. Este obligatoriu ca în evidențele contabile să existe un jurnal de bord sau un alt document care să ateste utilizarea autovehiculului în interesul firmei, altfel ANAF poate considera că întregul cost este o cheltuială personală.
Ce nu poți scădea niciodată pe firmă
Există însă și o categorie de cheltuieli care sunt explicit interzise de lege și care, dacă sunt trecute pe cheltuiala societății, atrag după sine sancțiuni. În fruntea acestei liste se află amenzile de circulație, penalitățile și dobânzile de întârziere plătite către bugetul de stat. Indiferent dacă sunt plătite de șoferul angajat sau de administrator, aceste sume nu sunt considerate cheltuieli necesare activității economice și nu pot fi deduse. La fel stau lucrurile și cu ratele la creditele bancare contractate pentru achiziționarea unui autoturism de persoană fizică. Doar dobânda poate fi deductibilă în anumite condiții strict reglementate, într-un plafon limitat, dar niciodată capitalul rambursat.
Cheltuielile de protocol sunt deductibile doar în limita a 2% din diferența dintre veniturile totale și cheltuielile aferente perioadei fiscale. Acest plafon mic face ca multe dintre costurile cu reprezentarea să fie nedeductibile. De asemenea, cheltuielile sociale, cum ar fi cadourile pentru angajați și colaboratori, sunt deductibile doar în limita a 5% din valoarea salariilor. Cheltuielile cu asigurările de viață și cele cu pensiile facultative sunt deductibile în anumite condiții, dar cu limitări clare. Orice depășire a acestor plafoane duce la impozitare suplimentară și la posibile penalități.
Pericolul cheltuielilor personale mascate
Una dintre cele mai frecvente greșeli comise de administratorii de firme mici și mijlocii este utilizarea cardului de firmă pentru achiziții personale. Fie că este vorba de cumpărături alimentare pentru familie, de haine, de vacanțe sau de reparații la locuința personală, toate aceste costuri sunt considerate nedeductibile și pot fi tratate ca dividende anticipate, cu impozit de 8% și contribuții sociale de 10%. În plus, ANAF poate aplica amenzi de până la 5.000 de lei pentru fiecare abatere constatată. Experții contabili recomandă păstrarea unei separări clare între contul personal și cel al firmei, chiar și atunci când administratorul este unicul acționar.
Chiar și cheltuielile care par legate de afaceri, cum ar fi cina la restaurant cu familia și prietenii sau abonamentul la o sală de fitness, nu sunt acceptate de fisc dacă nu există o justificare clară și documentată a legăturii cu activitatea economică. Inspectorii ANAF verifică din ce în ce mai des extrasele de cont, comparând cheltuielile declarate cu tranzacțiile reale. Orice discrepanță poate declanșa un control fiscal amănunțit, care se poate solda cu regularizări și cu aplicarea de penalități de până la 100% din impozitul suplimentar stabilit.
Cum te protejezi de sancțiuni
Pentru a evita problemele cu autoritățile fiscale, specialiștii recomandă câteva reguli de bază. În primul rând, orice cheltuială trebuie să fie însoțită de un document justificativ: factură, chitanță sau bon fiscal. În al doilea rând, trebuie să existe o legătură clară între cheltuială și activitatea firmei, legătură care poate fi demonstrată în cazul unui control. În al treilea rând, este esențial ca evidențele contabile să fie ținute la zi și să reflecte fidel realitatea economică. O evidență contabilă ordonată și transparentă este cea mai bună apărare în fața unui inspector.
În 2026, ANAF a declarat că va continua să desfășoare controale țintite la societățile comerciale, în special la cele cu risc fiscal ridicat. Antreprenorii care încearcă să transfere cheltuieli personale pe firmă riscă nu doar să piardă deductibilitatea, ci și să fie sancționați aspru. În contextul economic actual, în care marjele de profit sunt sub presiune, o amendă de la fisc poate pune în dificultate chiar și afaceri bine consolidate. Prudența și respectarea regulilor rămân, așadar, cele mai bune strategii fiscale.
Surse: bono.ro, regnet.ro, contabilitatedigitala.ro, qabusiness.ro
