Avertisment pentru companiile care folosesc e-Factura
Autoritățile fiscale și experții contabili atrag atenția companiilor că nu trebuie să efectueze plăți prin e-Factura până nu verifică datele din sistemul SPV (Spațiul Privat Virtual). Au apărut situații în care datele facturilor nu corespund între diferite secțiuni ale SPV, ceea ce poate duce la probleme grave de conformitate fiscală.
Sistemul e-Factura, implementat de ANAF pentru combaterea evaziunii fiscale, a devenit obligatoriu pentru toate tranzacțiile B2B (între companii) începând cu 2024. Cu toate acestea, utilizatorii raportează tot mai frecvent erori și discrepanțe în datele afișate în SPV, ceea ce creează confuzie și riscuri pentru contribuabili.
Specialiștii în fiscalitate recomandă verificarea atentă a fiecărei facturi înainte de efectuarea plății, pentru a se asigura că informațiile din SPV corespund cu realitatea tranzacției comerciale. Orice discrepanță trebuie semnalată și corectată înainte de plată.
Problemele identificate în SPV
Utilizatorii sistemului e-Factura au semnalat mai multe tipuri de probleme în SPV:
Date necorespunzătoare – sume, date sau CUI-uri care nu coincid cu factura originală
Facturi duplicate – aceeași factură apare de mai multe ori cu ID-uri diferite
Facturi înregistrate greșit – atribuite altui contribuabil din cauza erorilor de sistem
Întârzieri în procesare – facturi transmise care nu apar în SPV la timp
Erori la validare – facturi respinse fără explicații clare
Aceste probleme pot avea consecințe serioase pentru companii. O plată efectuată pe baza unei facturi cu date eronate poate duce la neconcordanțe în contabilitate, la imposibilitatea deducerii TVA și la sancțiuni din partea ANAF pentru declararea incorectă a obligațiilor fiscale.
Cum se face verificarea corectă
Pentru a evita problemele, experții recomandă următorul procedeu de verificare înainte de plată:
Accesarea SPV – logare cu certificat digital calificat
Verificarea secțiunii „Facturi primite" – confirmarea existenței facturii în sistem
Compararea datelor – verificarea CUI-ului furnizorului, a sumei, a datei și a numărului de factură
Verificarea stării facturii – asigurarea că are status „validă" sau „înregistrată"
Corelarea cu documentul primit direct de la furnizor – compararea cu factura în format PDF primită pe email
Dacă se constată discrepanțe între datele din SPV și factura primită direct de la furnizor, nu se recomandă efectuarea plății până la clarificarea situației. Compania trebuie să contacteze furnizorul și, dacă este necesar, ANAF pentru corectarea erorii.
Riscurile plății fără verificare
Plata unei facturi fără verificarea prealabilă în SPV poate duce la:
Neacceptarea cheltuielii – ANAF poate refuza deducerea cheltuielii dacă factura nu este corect înregistrată
Imposibilitatea deducerii TVA – TVA-ul plătit nu poate fi recuperat dacă factura are erori în SPV
Sancțiuni contravenționale – amenzi între 1.000 și 10.000 de lei pentru neconformare
Duble plăți – riscul de a plăti aceeași factură de două ori din cauza duplicării în sistem
Blocarea rambursărilor de TVA – dacă ANAF constată neconcordanțe în declarații
Pe lângă riscurile financiare, companiile pot pierde timp și resurse pentru clarificarea situațiilor problematice cu ANAF. Procesul de corectare a erorilor în SPV poate dura săptămâni sau chiar luni, perioadă în care plățile pot fi blocate.
Soluții și recomandări
Pentru a evita problemele cu e-Factura și SPV, specialiștii recomandă:
Folosirea unor programe de facturare certificate care se integrează corect cu sistemul ANAF. Acestea reduc riscul de erori la emiterea și transmiterea facturilor. De asemenea, se recomandă verificarea zilnică a SPV pentru a identifica rapid eventualele probleme.
În cazul în care se identifică o factură cu date eronate, aceasta trebuie corectată prin procedura de stornare. Emitentul trebuie să transmită o factură de stornare și apoi o factură nouă, corectată. Această procedură trebuie urmată strict pentru a asigura conformitatea fiscală.
ANAF a anunțat că lucrează la îmbunătățirea sistemului e-Factura pentru a reduce erorile și a crește fiabilitatea. Până atunci, precauția rămâne cea mai bună strategie pentru companii.
Concluzii
Nu plăti prin e-Factura până nu faci verificarea – acesta este mesajul autorităților și experților contabili în contextul în care au apărut situații în care nu corespund datele în SPV. Companiile trebuie să verifice atent fiecare factură înainte de plată, să compare datele din SPV cu documentele primite de la furnizori și să corecteze prompt orice erori identificate. Precauția în utilizarea sistemului e-Factura poate preveni probleme fiscale grave și sancțiuni din partea ANAF.
