Declarația 406 – Ce trebuie să știi pentru o raportare SAF-T corectă

Procesul de digitalizare a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF) a prins contur în ultimii ani cu precădere în 2024. A început cu implementarea SAF-T pentru marii contribuabili și a continuat cu raportarea obligatorie în sistemele RO e-Factura și RO e-Transport. Astfel, putem spune că, procesul de digitalizare a raportărilor fiscale a intrat într-o nouă etapă.

 

Raportarea SAF-T, aplicată deja de marii contribuabili și de contribuabilii mijlocii, constă în depunere Declarației Informative D406. Declarația 406 reprezintă cartea de vizită a contribuabililor în fața autorităților fiscale, deoarece în baza ei, cu doar câteva clickuri, inspectorii vor putea verifica toată situația contabilă a unei firme: TVA, impozit pe profit, contribuții salariale etc.

Declarația 406 se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală aplicabilă pentru TVA. Informațiile care trebuie raportate se referă, așa cum menționam anterior, la date cu privire la furnizori, clienți, facturi de achiziție sau de vânzare, plăți, încasări, produse etc.

Anumite categorii de tranzacții sunt exceptate de la această obligație, respectiv exporturile, livrările intracomunitare de bunuri, livrările către companii care nu sunt stabilite și înregistrate în scop de TVA în România.

Ce trebuie să cunoști pentru o raportare SAF-T corectă
Experiența contribuabililor care au implementat sistemul SAF-T nu a fost una ușoară, ci dimpotrivă au întâmpinat o mulțime de provocări. Dintre aspectele pe care este bine să le cunoști pentru o raportare SAF-T corectă, amintim:

●       Formularul are câmpurile distinct evidențiate în culorile albastru și galben. Marcajul albastru indică etichete ale câmpurilor, iar marcajul galben indică spațiile în care informațiile solicitate sunt preluate automat din documentul XML.

●       Secțiunea A cuprinde datele de identificare ale contribuabilului, respectiv: denumirea, codul de identificare fiscală, adresa domiciliului fiscal.

●       Secțiunea B cuprinde secțiunile și sub-secțiunile structurii fișierului SAF-T, ce se marchează automat în cazul în care datele asociate se regăsesc în documentul XML.

●       Secțiunea C are ca scop identificarea persoanei care depune Declarația informativă D406, prin intermediul semnăturii electronice aplicate.

●       Secțiunea D este rezervată pentru ANAF în scopul acordării numărului de înregistrare.

●       Numărul de identificare din Secțiunea E este un șir alfanumeric generat de aplicațiile ANAF, care identifică în mod unic documentul XML atasat în PDF și este utilizat ca o amprentă digitală a fișierului în scopul detectării situațiilor în care apar modificări în document, după transmiterea către ANAF.

Înainte de a depune Declarația 406 asigură-te că ai mapat corect conturile contabile, cotele de TVA și unitățile de măsură. Validează toate valorile deoarece pot apărea inconsistențe între datele din SAF-T și cele înregistrate în contabilitate.

De asemenea, verifică înregistrarea completă a adreselor de facturare pentru toți partenerii și corelarea datelor cu fiecare câmp corespunzător. Ulterior, după verificările tehnice, validează și datele din punct de vedere financiar-contabil.

Provocări legate de raportarea SAF-T

Contribuabilii au avut de înfruntat multe provocări legate de raportările digitale și s-au pregătit temeinic pentru implementare. Iată o parte dintre situațiile pe care contribuabilii mari și mijlocii le-au experimentat și au creat probleme în raportarea SAF-T:

●       Raportarea SAF-T a venit cu reguli noi pentru identificarea clientului. Pentru partenerii români, aceasta presupune diferențierea între persoane fizice și persoane juridice.

●       Pentru raportarea SAF-T s-au solicitat noi coduri de taxă. Acestea au fost necesare pentru note contabile care anterior se înregistrau în sistemele companiilor fără alocarea unui cod de taxă sau cu alocarea unui cod tehnic, posibil de utilizat pentru orice altă înregistrare contabilă în afara sferei de aplicare a TVA.

●       O provocare a provenit din necorelarea informațiilor din diversele module ale sistemului contabil/ERP-ului. De exemplu, utilizarea numărului facturii în rapoartele emise de modulul financiar, în timp ce în rapoartele emise de modulul de vânzări este utilizat numărul comenzii sau alt număr generat pentru livrare.

●       O altă provocare este reprezentată și de modul de colectare și de corelare a informațiilor între diverse secțiuni/subsecțiuni SAF-T, cum ar fi între secțiunea GL entries și Source documents (de exemplu, în privința sumelor aferente taxei – TVA și impozit cu reținere la sursă) sau între GL accounts și Customers/Suppliers (de exemplu, în privința soldurilor inițiale și finale raportate).

Pe de altă parte, în acest an au fost introduse funcționalități noi, precum transmiterea auto-facturilor sau o serie de restricții ce împiedică trimiterea unei facturi de mai multe ori (dublare), dar și anumite funcții ce permit transformarea și descărcarea facturilor din format .xml, în format .pdf.

În perioada 1 ianuarie - 30 iunie, contribuabilii sunt obligați să transmită facturile în sistemul electronic în cinci zile lucrătoare, în caz contrar, riscând amenzi cuprinse între 1.000 lei și 10.000 de lei (în funcție de categoria în care este încadrat contribuabilul).

Companiile ar trebui să se asigure că datele transmise prin declarația SAF-T corespund cu datele din ERP și/sau din alte sisteme ce au fost utilizate pentru pregătirea Declarației 406.

Cu ajutorul programelor implementate de NextUp, firma ta poate beneficia de un proces prin care raportarea SAF-T este realizată la timp, simplificată și automatizată. Este important, pe de o parte, să te asiguri că depui declaraţiile la Anaf, însă esențial este ca datele pe care le raportezi în aceste declaraţii să fie corecte şi complete.